Mehr Zeit für Menschen statt für Formulare.
Eine moderne Verwaltung ist kein Luxus. Sie ist die Grundlage dafür, dass eine wachsende Stadt funktioniert. Wer in Berlin einen Antrag stellt, eine Genehmigung benötigt, einen Termin beim Amt sucht oder eine Leistung der Stadt in Anspruch nehmen möchte, sollte nicht das Gefühl haben, gegen Papier, Zuständigkeiten und komplizierte Verfahren kämpfen zu müssen.
Deshalb müssen wir die Berliner Verwaltung grundlegend modernisieren. Digitalisierung darf dabei kein Selbstzweck sein. Sie muss vor allem eines bringen: weniger Bürokratie, bessere Services und mehr Zeit für die Menschen.
Die Verwaltung muss sich an den Menschen orientieren
Noch immer denken wir bei Verwaltungsleistungen häufig in Zuständigkeiten einzelner Behörden. Für die Bürgerinnen und Bürger spielt es aber keine Rolle, welches Amt im Hintergrund zuständig ist. Sie wollen ihr Anliegen einfach und unkompliziert erledigen.
Verwaltungsleistungen müssen vom konkreten Lebensalltag der Menschen aus gedacht werden.
Wer beispielsweise ein Unternehmen gründet, eine Wohnung sucht, ein Kind anmeldet oder eine Baugenehmigung benötigt, sollte nicht selbst herausfinden müssen, welche Formulare bei welcher Behörde benötigt werden. Die Verwaltung muss sich stärker um die Lösung eines Problems kümmern und weniger darum, wer innerhalb der Verwaltung dafür zuständig ist.
Dazu gehört auch, dass Daten, die der Staat bereits besitzt, nicht immer wieder neu abgefragt werden. Wo rechtlich möglich und sinnvoll, müssen Behörden Informationen untereinander nutzen können.
Digitalisierung bedeutet nicht: Papierformular als PDF
Eine moderne Verwaltung ist mehr als ein eingescanntes Formular.
Wir müssen Prozesse von Grund auf neu denken. Wenn ein Verfahren digital angeboten wird, muss es auch tatsächlich digital funktionieren, d.h. von der Antragstellung über die Bearbeitung bis zum Bescheid.
Dafür brauchen wir gemeinsame technische Standards, moderne IT-Infrastrukturen und Systeme, die miteinander kommunizieren können. Statt vieler einzelner Insellösungen brauchen wir eine Verwaltung, die ihre digitale Infrastruktur gemeinsam denkt.
Einmal entwickeln, vielfach nutzen muss stärker zum Prinzip der Berliner Verwaltung werden.
Das spart Kosten, reduziert Doppelarbeit und sorgt dafür, dass gute digitale Lösungen schneller in der ganzen Stadt eingesetzt werden können.
Moderne Technik schafft Zeit für Menschen
Verwaltungsmodernisierung bedeutet auch, die Beschäftigten der Berliner Verwaltung zu entlasten.
Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbringen noch immer viel Zeit mit manuellen Tätigkeiten, der Suche nach Informationen, der Bearbeitung von Papier oder der Übertragung von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen. Diese Zeit fehlt dort, wo sie dringend gebraucht wird: bei der Beratung, bei der Bearbeitung komplexer Fälle und im direkten Kontakt mit den Menschen.
Digitalisierung muss deshalb vor allem dort ansetzen, wo sie Beschäftigte von Routineaufgaben entlasten kann.
Automatisierte Prozesse, digitale Akten, moderne Fachverfahren und eine bessere Vernetzung können dabei helfen. Gleichzeitig muss klar sein: Digitalisierung ersetzt nicht den Menschen. Sie soll ihm die Arbeit erleichtern.
Gerade bei schwierigen oder persönlichen Anliegen braucht es weiterhin kompetente Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner.
Digital und trotzdem persönlich
Bei aller Digitalisierung darf eines nicht verloren gehen: Die Verwaltung ist für die Menschen da.
Nicht jeder kann oder möchte seine Angelegenheiten ausschließlich digital erledigen. Deshalb brauchen wir weiterhin persönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sowie gut erreichbare analoge Angebote.
Das Ziel ist nicht eine Verwaltung ohne Menschen. Das Ziel ist eine Verwaltung, in der Menschen mehr Zeit für Menschen haben.
Wenn ein digitaler Prozess einen einfachen Antrag automatisiert bearbeiten kann, ist das ein Gewinn. Wenn eine Mitarbeiterin dadurch mehr Zeit für einen komplizierten Fall hat, ist es ein noch größerer Gewinn.
Dr. Claudia Buß 